bellSalesAI Tips|ユーザーの管理工数を効率化!「組織管理」機能で抑えておきたい組織管理・ユーザー管理術5選
1.こんな課題はありませんか?
- どの組織にどのユーザーが所属しているかなど、組織とユーザーの管理が煩雑になっている
- 組織ベースで新規ユーザーの招待や所属メンバーの管理をおこないたい
- 組織の管理方針がまとまっていない
「ユーザー管理」と「組織管理」が混在してしまい、結果としてどのようにユーザーと組織を管理すべきか迷ってしまいますよね。
2.「ユーザー管理」と「組織管理」の課題をスッキリ解決!抑えておきたい組織管理・ユーザー管理術
そこで抑えておきたいポイントは、「組織管理をどのようにおこなうべきかを知ること」と「組織管理であまり利用していない活用方法をおさらいすること」の2つです。
これらを踏まえた以下の管理術を取り入れることで、ユーザー管理の手間を大幅に軽減することができます!
- 管理術その①:組織の作成は最小限に!
- 管理術その②:組織マネージャー権限を持つユーザーや所属メンバーの確認は「組織管理」画面で!
- 管理術その③:「新規ユーザー招待/所属メンバーの追加・削除/組織マネージャー権限の変更」は管理画面からもおこなえる!
- 管理術その④:「組織管理」画面で組織ごとの利用状況を確認する
- 管理術その⑤:シーンに応じて「ユーザー管理」と「組織管理」を使い分ける
2-1.管理術その①:組織の作成は最小限に!
bellSalesAI上に組織を多く作りすぎると、
- 「記録先の組織を誤ってしまった」
- 「複数ユーザーが複数の組織にまたがって所属している」
- 「使用していない組織がある」
など、管理が煩雑になってしまいがちです。
管理しやすい範囲を意識し、組織作成は必要最低限にとどめましょう!
2-2.管理術その②:組織マネージャー権限を持つユーザーや所属メンバーの確認は「組織管理」画面で!
各ユーザーの組織権限・所属組織を確認する際、「ユーザー管理」画面では1ユーザーずつ[︙]>[ユーザー情報を編集]より確認する必要があります。
一方で「組織管理」画面では、組織ごとにこれらを一括で確認することが可能です!
2-2-1.「組織管理」画面で組織マネージャー権限を持つユーザーを確認する
PCブラウザにて、「組織管理」画面(サイドメニュー > [組織管理])にアクセスします。
表示される組織一覧にて、組織ごとに組織マネージャー権限を持つ所属メンバーを確認することができます。
補足
※ 「組織管理」画面で表示される組織は、アカウント区分によって以下のように異なります。
- 管理者アカウント:すべての組織が表示されます。
- 一般アカウント:参加組織のみ表示されます。
2-2-2.所属メンバーを確認する
PCブラウザにて、「組織メンバー設定」画面(サイドメニュー > [組織管理] > 対象組織の[︙] > [組織メンバー設定])にアクセスします。
「組織メンバー設定」画面では、その組織に所属するメンバーを一覧で確認することができます。
補足
※ ユーザー名の右側には「管理者」「組織マネージャー」のタグが付与され、アカウント区分や組織権限を確認することができます。
2-3.管理術その③:「新規ユーザー招待/所属メンバーの追加・削除/組織マネージャー権限の変更」は管理画面からもおこなえる!
- 新規ユーザーの招待
- 組織への追加・削除
- 組織マネージャー権限の変更
「ユーザー管理」だけでしか設定できないと思われがちなこれらの操作も、「組織管理」画面から実行することができます。
「組織管理」画面からであれば組織ベースで管理・設定することができるため効率的です!
2-3-1.組織単位で新規ユーザーを招待する
PCブラウザにて、「組織メンバー設定」画面(サイドメニュー > [組織管理] > 対象組織の[︙] > [組織メンバー設定])にアクセスします。
「組織メンバー設定」画面にて[+ 新規ユーザー招待]をクリックすることで、まだbellSalesAIに登録のない新規ユーザーを該当の組織に招待することができます。
詳しい招待手順は、以下ページをご参照ください。
2-3-2.所属メンバーの追加・削除/組織マネージャー権限の変更をおこなう
PCブラウザにて、「組織メンバー設定」画面(サイドメニュー > [組織管理] > 対象組織の[︙] > [組織メンバー設定])にアクセスします。
「組織メンバー設定」画面にて[+ メンバー追加][︙]より、該当の組織へのメンバー追加および削除、組織マネージャー権限の変更をおこなうことができます。
詳しい手順は、以下ページをご参照ください。
>>組織管理|組織に既存ユーザーを追加する
>>組織管理|参加ユーザーを組織から外す
>>組織管理|参加ユーザーの組織マネージャー権限を編集する
2-4.管理術その④:「組織管理」画面で組織ごとの利用状況を確認する
「どの組織がどの程度bellSalesAIを活用しているか」を把握することは、組織整理の判断材料になります。
「組織管理」画面から、組織ごとのログ数や最終作成日を確認できます。
2-4-1.組織ごとのログ数やログ最終作成日を確認する
PCブラウザにて、「組織管理」画面(サイドメニュー > [組織管理])にアクセスします。
表示される組織一覧にて、組織ごとのログ数やログ最終作成日を確認することができます。
補足
※ 「組織管理」画面で表示される組織は、アカウント区分によって以下のように異なります。
- 管理者アカウント:すべての組織が表示されます。
- 一般アカウント:参加組織のみ表示されます。
2-5.管理術その⑤:シーンに応じて「ユーザー管理」と「組織管理」を使い分ける
「ユーザー管理」と「組織管理」では管理する対象が異なりますが、両画面でおこなえる操作は多く重複しています。
以下のようにシーンごとに使い分けると、より効率的に管理できます!
例)
- 新規招待
- 複数組織に所属させたい場合:ユーザー管理
- 特定の組織にのみ招待したい場合:組織管理
- 組織権限の変更
- 複数組織所属ユーザー/個人単位で変更したい場合:ユーザー管理
- 組織単位でまとめて変更したい場合:組織管理
- 所属組織の変更
- 個人単位で変更:ユーザー管理
- 組織単位でまとめて変更:組織管理
3.管理術5選を活用するメリット
- 業務効率の大幅改善
- 組織単位で設定作業や確認をまとめておこなえるため、個別ユーザーへの設定にかかる手間を大幅に削減することができます。
- 誤操作や所属漏れを防止
- 組織ごとにユーザーを管理することで、誤って別組織に所属させてしまい想定した組織へのログ作成ができなかったなどのミスを低減することができます。
- 組織の見通しが良くなる
- 階層やチームごとに構成が明確になるため、誰がどの組織に属しているかが一目で把握可能。整理された構成により、運用負荷が軽くなります。
- 組織ごとに作成されたログ数やログの最終作成日を確認することができるため、bellSalesAIをあまり活用できていない組織を瞬時に把握することができます。
5.まとめ
bellSalesAIの「組織管理」機能を使えば、組織へのメンバー追加・新規ユーザー招待・権限付与などを組織単位でスムーズに行えるようになり、管理工数がグッと軽くなります。
- チームや部署単位で運用すると柔軟かつシンプルにユーザー管理が可能
- 組織間の所属や権限設定にもれや誤設定などのリスクを軽減
- 管理のルール化(組織命名やユーザー追加の流れ等)が運用効率とチームの理解度を高める
まずは自組織の運用スタイルに合わせ、必要最低限の組織構成から始めてみましょう!