ベルフェイス株式会社 プライバシーポリシー

ベルフェイス株式会社（以下「当社」といいます）は、クラウド型商談サービス「bellFaceサービス」の提供を中心とする事業活動を通じて、お客様の新たな商談機会の創出と社会の持続的な発展に貢献するため、個人情報を取得し利用する場合がございます。そこで、当社は、個人情報がプライバシーを構成する重要な情報であることを認識し、これを適正に取り扱うことが企業の重要な社会的責務であると考え、個人情報を取り扱う場合には、個人情報の保護に関する法律、電気通信事業法、その他個人情報保護関連法令及びガイドラインを遵守するとともに、以下に定めるプライバシーポリシーに従うことを表明いたします。

1. 基本方針

（1） 関係法令・ガイドライン等の遵守

当社は、個人情報の取得・利用その他の個人情報の取り扱いに関し、「個人情報の保護に関する法律（（平成15年5月30日法律第57号））」及び同法施行令並びにこれらに関連する各々の主務官庁等のガイドライン等の関係諸法令及び各々を規制対象とする個別法等（以下「個人情報保護法等」といいます）の趣旨を尊重し、これらを遵守するものとします。

（2） 個人情報の取得

当社は、個人情報を取得する際には、その利用目的を公表又は通知し、利用目的の達成に必要な範囲内で、適法かつ公正な手段によって取得いたします。

（3） 要配慮個人情報

当社が要配慮個人情報（不当な差別や偏見その他の不利益が生じないように取扱いに特に配慮を要するものとして個人情報保護法第2条第3項で定義された個人情報）を取得する場合には、あらかじめ本人の同意を得ます。ただし、以下の場合は、あらかじめ本人の同意を得ることなく、要配慮個人情報を得ることがあります。

1) 法令に基づく場合

2) 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

3) 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意をとることが困難であるとき

4) 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令に定める事務をすることに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

5) 当該要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体、法第７６条第１項各号に定める者の他、個人情報保護委員会規則で定める者により公開されている場合

6) その他前各号に定める場合の準じるものとして政令の定める場合

（4） 利用目的の範囲内での利用

当社は、利用目的の達成に必要な範囲内でのみ個人情報を取扱い、その範囲を超える場合には、本人の同意を得ます。ただし、以下のいずれかの場合を除きます。

1) 法令に基づくとき

2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

（5） 正確性の確保、遅滞なき消去等

当社は、個人情報の利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めるものとします。

（6） 安全措置に関する事項

当社は、法令上必要な範囲内において、その取り扱う個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じるものとします。

（7） 社内教育の徹底、及び、従業員の監督

当社は、役員及び従業員等を含む個人情報を取り扱う全てのものに対し、個人情報保護法等を遵守するための社内教育を徹底するとともに、個人データの安全管理が図られるよう従業員に対する必要かつ適切な監督を行うものとします。

（8） 委託先の監督

当社は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合、個人情報保護の観点から適切に委託先の選定を行い、委託先において個人情報の安全管理が図られるよう、必要かつ適切な監督を行うものとします。

（9） 第三者への提供

当社は、以下の場合及びその他本プライバシーポリシーで別途定める場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで、第三者に個人データを提供することはいたしません。

1) 法令に基づく場合

2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

（10） 匿名加工情報

当社は、取得した個人情報を匿名加工情報として第三者に提供し、または第三者から匿名加工情報の提供を受ける場合があります。匿名加工情報の作成にあたっては個人情報保護委員会の基準および認定個人情報保護団体の加工方法に基づき加工基準を策定し、加工方法等情報の安全管理措置等を履行するほか、作成時の公表義務等を履行します。

（11） 仮名加工情報

当社は、取得した個人情報を仮名加工情報として社内にて利用する場合があります。仮名加工情報の作成にあたっては個人情報保護委員会の基準及び認定個人情報保護団体の加工方法に基づき加工基準を策定し、削除情報等に関する安全管理措置義務等、必要な義務の履行をします。

（12） 確認・記録

当社が第三者との間で個人データの授受を行う場合において、個人情報保護法等によって必要とされている場合、当社は個人情報保護法等の定めに従い、適切に確認・記録を行います。

2. 定義について

（1） bellFaceサービス

クラウド型商談サービスおよび当該サービスを利用することによって得られるデータ分析サービスをいいます。bellFaceサービスでは、音声のテキスト化、テキスト・動画の検索及びプロセスの視覚化のほか、スムーズにデータを活用するための各種分析機能が提供されます。機能詳細は、当社webサイト（https://bell-face.com/）内をご確認ください。

（2） お客様

bellFace利用規約に定めるお客様をいい、当社とbellFaceサービスの提供について契約を締結し、当社よりその提供を受ける者をいいます。

（3） 利用者

belFace利用規約に定める利用者をいい、お客様が指定したbellFaceサービスを利用するものをいいます。

（4） エンドユーザー

belFace利用規約に定めるエンドユーザーをいい、利用者がbellFaceサービスを用いて商談を行う相手方をいいます。

（5） その他当社の運営するサービス

bellFaceサービスを除く当社の運営するサービスをいいます。

3. 個人情報の利用目的について

（1) 当社が自ら取得する個人情報

1) イベント・ウェビナー等に参加申込みを頂いた方に関する個人情報

• イベント・ウェビナー等の運営管理のため
• アンケートの送付及び管理のため
• 当社が提供する各種サービス、その他当社からの各種ご案内を提供するため
• 当社に関するお問い合わせに対応するため
• その他マーケティングに利用するため

2) 資料請求その他当社に関するお問い合わせを頂いた方に関する個人情報

• 当社が提供する各種サービス、その他当社からの各種ご案内を提供するため
• 当社に関するお問い合わせに対応のため
• その他マーケティング活動に利用するため

3) 当社の採用活動に応募頂いた方に関する個人情報

• 候補者の採用選考のため
• 当社の採用活動に関して候補者に連絡を行うため
• 当社の採用選考に際し、候補者の適格性を評価するため
• 当社の採用プロセスの改善のため
• 候補者に、当社の雇用機会や採用に関するイベント等についての情報提供をするため
• 当社の雇用機会や採用に関するイベント等の改善または満足度を調査するため
• 必要な入国ビザや労働許可の取得を支援するため
• 将来の採用活動（採用計画の検討を含みます）のための統計データの作成及び分析のため
• 候補者の入社後の雇用管理のため

※なお、当社の採用活動に関する個人情報の取扱に関しては別途定める「採用活動におけるプライバシーポリシー」（https://recruit.bell-face.com/privacy_policy/）をご参照下さい

4) お客様及び利用者に関する個人情報

• bellFaceサービスその他当社の運営するサービスの提供のため
• bellFaceサービスその他当社の運営するサービスの利用に関する契約を履行するため
• 当社が提供する各種サービス、その他当社からの各種ご案内を提供するため
• 当社に関するお問い合わせに対応するため

5) 当社のお取引先様に関する個人情報

• 取引先等の選定、契約手続き、取引先等の管理及びこれらに付随する業務のため

6) 当社に来訪される方に関する個人情報

• 当社担当者との連絡及び入退室の管理のため

(2) 当社が受託業務によって取得する個人情報

1) お客様へのbellFaceサービスその他当社の運営するサービスの提供に伴いお預かりする個人情報（録画・録音情報を含む）

• bellFaceサービスその他当社の運営するサービスの提供のため
• bellFaceサービスその他当社の運営するサービスの利用に関する契約を履行するため
• bellFaceサービスその他当社の運営するサービスの改善・向上及び類似の新規サービスないし付帯サービスの開発のため
• セキュリティ等bellFaceサービスその他当社の運営するサービスの保守点検のため
• エンドユーザーからのご連絡やお問合わせへの対応のため

(3) 利用目的の公表等の例外

当社は、以下のいずれかに該当する場合には利用目的の公表及び明示を行いません。

1) 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合

2) 当社の権利または正当なる利益を害するおそれがある場合

3) 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

4) 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合

4. 安全管理措置について

当社は、個人情報・個人データの漏えい、滅失又はき損の防止その他の個人情報・個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置（以下「安全管理措置」といいます）を講じます。

（1） 基本方針の策定

個人データの適切な取扱の確保について組織を上げて取り組むため、基本方針（本プライバシーポリシーの1.を参照）を策定しています。

（2） 個人データの取扱いに係る規律の整備

個人データの取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について取扱規程を策定しています。

（3） 組織的安全管理措置

個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人情報の安全管理に関する従業者の責任と権限を明確に規定します。

従業者（派遣社員を含みます。）を監督するとともに、法や取扱規定に違反している事実または係る違反の兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備します。

安全管理に関する内部規程・マニュアルを定め、それらを従業員に遵守させるとともに、遵守の状況についての適切な監査を実施します。

（4） 人的安全管理措置

従業者に対して個人情報の安全管理に関する定期的な教育研修を実施します。

（5） 技術的・物理的安全管理措置

個人データのアクセスの管理（アクセス権限者の限定（異動・退職した従業員のアカウントを直ちに無効にする等の措置を含みます。）、アクセス状況の管理体制、等）を実施します。

個人データの持ち出し手段の制限（社内と社外との間でのデータのやり取り方法の制限、等）を実施します。

外部からの不正アクセスの防止のための措置を実施します。

なお、bellFaceサービスの安全管理措置については「セキュリティホワイトペーパー」（https://user.bell-face.com/l/307f4ace74）をご参照ください。

（6） 外的環境の把握

当社は、海外にサーバが置かれているクラウドサービス等のツールを利用する場合、当該ツールのサーバが存在する「国、地域」における「個人情報の保護に関する制度等」を把握した上で、安全管理措置を実施しております。なお、当該「国、地域」及び「個人情報の保護に関する制度等」は、以下の通りです。

1) bellFaceサービスのお客様へのご連絡・ご案内等のご対応のために、当社の社内業務にて利用する一部のツール

• 当該ツールのサーバが存在する「国、地域」：
  アメリカ合衆国
• 「個人情報の保護に関する制度等」：
  https://www.ppc.go.jp/files/pdf/USA_report.pdf

2) その他当社の運営するサービスにおけるテキスト分析機能のご提供のために利用する一部のツール

• 当該ツールのサーバが存在する「国、地域」：
  アメリカ合衆国
• 「個人情報の保護に関する制度等」：
  https://www.ppc.go.jp/files/pdf/USA_report.pdf

（※なお、各国又は地域の個人情報の保護に関する制度については、個人情報保護委員会ホームページの「外国における個人情報の保護に関する制度等の調査」（https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/kaiseihogohou/#gaikoku）をご覧ください。）

5. 個人情報の取扱に関するお問い合わせ

（1） 当社は、個人情報保護法等の定めに基づき、本人から個人データの利用目的の通知の求め、保有個人データの開示、第三者提供記録の開示、保有個人データの内容の訂正・追加・削除、保有個人データの利用の停止・消去（以下、総称して「開示等」といいます）の請求があった場合は、個人情報保護法等の定めに基づき、適切に開示等を行います。個人情報の開示等の請求及び苦情・相談については、別途定める「個人情報の開示等の請求について」（https://bell-face.com/privacy/request.pdf）をご参照下さい。

（2） 個人情報取扱事業者の名称、住所、及び、代表者の氏名

• 【個人情報取扱事業者】：
  ベルフェイス株式会社
• 【住所】：
  当社の会社概要（https://corp.bell-face.com/about/company/）にて定める本社所在地
• 【代表者の氏名】：
  当社の会社概要（https://corp.bell-face.com/about/company/）にて定める代表者

6. Cookie・IPアドレス情報等について

別途定める「Cookieポリシー」（https://bell-face.com/privacy/cookie.pdf）をご参照下さい。

7. その他の公表事項

当社は、オプトアウトによる個人データの第三者提供、個人データの共同利用、外国にある第三者への個人データの提供、仮名加工情報の取り扱い、匿名加工情報の取扱い、その他の事項についてお知らせする必要が生じた場合には、随時公表をいたします。

8. プライバシーポリシーの変更手続

本プライバシーポリシーは、法令に反しない範囲で変更される場合があります。

【２０１５年５月１日策定】
【２０１６年６月１日改定】
【２０１８年２月９日改定】 
【２０２０年２月４日改定】
【２０２２年２月２４日改定】
【２０２３年６月８日改定】